Organiseer je een event, dan heb je heel wat te regelen. Een van de dingen waar je zomaar ’s nachts wakker van kunt liggen is het programma. Dat bestaat allerlei losse onderdelen: sprekers, break-out sessies en pauzes. Hoe knoop je ze aan elkaar? Precies, met een dagvoorzitter. Ga je een dagvoorzitter inhuren voor je event dan loopt alles van begin tot eind gesmeerd. Maar, wat maakt een goede dagvoorzitter? Hieronder vind je zes eigenschappen op een rijtje.

Eerst even: wat is een dagvoorzitter? Een dagvoorzitter is een onafhankelijk persoon die je bezoekers door het programma leidt. Hij is het smeermiddel tussen alle losse onderdelen. Wat doet een dagvoorzitter precies? Hij:

• Presenteert het centrale programma
• Doet de opening, tussentijdse mededelingen en de afsluiting
• Geeft sprekers een mooie aankondiging die nieuwsgierig maakt
• Zorgt dat bezoekers actief betrokken worden bij het programma
• Stelt vragen uit het publiek en zorgt voor interactie

Met een dagvoorzitter oogt je event professioneler en geef je bezoekers een prettige ervaring: zij voelen zich welkom en hebben een vast gezicht dat de dag als rode draad verbindt. En jij, als organisator, hebt weer een zorg minder.

Er kan van alles misgaan tijdens een event. Denk aan ongemakkelijke situaties in de zaal: is er net een onderdeel geweest, maar moet het volgende nog worden klaargezet. Voor je ’t weet ben je vijf minuten verder en een ongemakkelijk gevoel in de zaal rijker. Die spreker die als volgende op zou komen begint ook gelijk met 2-0 achter, helemaal omdat hij ook nog loopt te emmeren met de slides op zijn usb-stick.

Dit soort gestuntel verpest de beleving van je bezoekers en zorgt dat heel veel evenementen uitlopen qua planning. Een dagvoorzitter laat programmaonderdelen soepel in elkaar overlopen en bewaakt de planning, zodat je deze ongemakkelijke momenten kunt overslaan.

Het mag duidelijk zijn: vrijwel ieder event heeft een dagvoorzitter nodig. Maar over welke eigenschappen en kwaliteiten beschikt een goede dagvoorzitter? Dit zijn 6 eigenschappen van een goede dagvoorzitter.

1. Een stabiel baken van rust
2. Vertolkt de stem van het publiek
3. Maakt sfeer (zonder de show te stelen)
4. Komt goed voorbereid
5. Kan improviseren
6. Bewaakt de tijd

Veel bezoekers van een evenement voelen zich in het begin wat onwennig. Ze zijn op een nieuwe locatie met onbekenden mensen en weten niet precies wat ze kunnen verwachten. Een bezoeker kan pas ontspannen wanneer er duidelijkheid is en wanneer die ervaart dat iemand de leiding heeft. Deze duidelijkheid en leiding geeft een dagvoorzitter. Een dagvoorzitter moet daarom stressbestendig zijn en zonder spanning op het podium staan. Zo komen bezoekers tot rust.

Stel: je zit bij een event en een spreker heeft net een presentatie gehouden. Je bent de overload aan informatie nog aan het verwerken en hebt een vraag. Maar hem stellen? Dat is een tweede. Dit is precies waar de dagvoorzitter in beeld komt: hij stelt de vraag die iedereen denkt, maar niemand durft te stellen. Hij blikt terug en vat samen. En is zo de stem van het publiek.

Een goede dagvoorzitter is meer dan slechts zijdelings aanwezig tijdens het centrale programma. Hij doet meer dan alleen het volgende onderdeel introduceren. Hij zorgt ook voor sfeer. Denk aan wat luchtigheid aan het begin, eind of tussendoor. Zo kunnen bezoekers hun aandacht er beter bij houden.

Hoe vervelend is het als je als spreker wordt aangekondigd op een manier waar je helemaal niet achter staat? Een doodzonde. Want iedereen weet dat de eerste indruk blijvend is. Een goede dagvoorzitter bereidt zich dus voor. En niet alleen om sprekers op een correcte manier te introduceren, maar ook om tijdens het event te kunnen meepraten. Niet dat hij de expert moet uithangen – maar een dagvoorzitter moet wel genoeg kennis hebben om globaal te snappen waar het over gaat.

Op ieder event gaat er wel ergens iets anders dan gepland. Een stoomstoring, haperende beamer of een van de sprekers heeft een lekke band. Een goede dagvoorzitter krijgt daar geen klamme handjes van. Die kan supersnel schakelen en improviseren. Hierdoor hebben bezoekers vaak niet eens door dat er eigenlijk iets misging.

Niets erger dan een planning die uitloopt. Helemaal als je meerdere sprekers hebt op een dag. Een goede dagvoorzitter bewaakt dan ook de tijd. Hij zorgt dat het programma niet uitloopt en iedereen op tijd huiswaarts kan gaan.

Wat zijn de kosten van het inhuren van een dagvoorzitter? Grofweg kost het tussen de 1.000 en 5.000 euro om Rube als dagvoorzitter in te huren. Bij veel dagvoorzitters liggen deze bedragen een heel stuk hoger (tot wel 12.500 per dag), omdat ze alleen grote bedrijven als klant willen. Helaas raak je zo wel een grote hap uit je budget kwijt. Wat het prijskaartje werkelijk is, hangt af de volgende factoren:

• Bekendheid van de dagvoorzitter. Wil je een BN’er als dagvoorzitter boeken, dan heb je een groter budget nodig. Toch moet je jezelf de vraag stellen of dit is wat je wilt voor je event: een gezicht dat bekend is van televisie kan maar zo de show stelen. Een onbekende, maar ervaren dagvoorzitter eist niet te veel aandacht op én neemt een minder grote hap uit je budget.
• Duur van het centrale programma. Hoelang de dagvoorzitter op locatie moet zijn bepaalt voor een groot deel de kosten.
• Dit hangt samen met het programma (hoeveel sprekers zijn er) en de mate waarin specifieke kennis nodig is.
• Wat ook meespeelt in de kosten is de reistijd voor de dagvoorzitter en of een eventuele hotelovernachting nodig is.